Vừa ngồi xuống ghế, M. gục đầu xuống bàn thở dài: "Con mệt quá chú ơi, tuần này con tăng ca liền bốn đêm mà việc vẫn ngập đầu. Tối nay con định mang việc về phòng trọ làm thâu đêm cho kịp tiến độ thứ Hai báo cáo."

Tôi nhìn con bé, rót cho nó cốc nước chè xanh ấm rồi hỏi: "Công việc điều phối kho của con chú biết là có quy trình rõ ràng, làm sao mà tuần nào cũng quá tải đến mức này?"

M. nghẹn ngào kể thật: Ban đầu con bé chỉ làm đúng phần việc chuyên môn của mình. Nhưng vì tính tình hiền lành, lại hay cả nể, nên hễ có ai trong phòng nhờ vả là con bé đều gật đầu:

• Người này bận việc gia đình nhờ M. nhập giúp bảng kê hóa đơn.
• Người kia chuẩn bị tài liệu họp không kịp nhờ M. sửa lại bản trình chiếu.
• Cấp trên giao thêm những việc đột xuất không tên, không nằm trong mô tả công việc, con bé cũng không dám từ chối vì sợ bị đánh giá là thiếu nhiệt tình.

Hậu quả là ban ngày con bé cong lưng làm việc hộ người khác, đến đêm mới có thời gian làm phần việc cốt lõi của mình. Trớ trêu hơn cả, tuần trước một hợp đồng vận tải của M. bị chậm trễ đối soát dữ liệu, cấp trên gọi con bé lên khiển trách gay gắt trước mặt cả phòng, trong khi những người nhờ vả con bé thì thảnh thơi tan làm đúng giờ và nhận đánh giá hoàn thành nhiệm vụ xuất sắc.

Tôi nhìn con bé, điềm đạm bảo: "Nơi công sở, nếu con không tự dựng lên ranh giới năng lực cho chính mình, sự nhiệt tình và cả nể của con sẽ biến con thành nơi đổ rác của những việc không tên."

1. Cái Bẫy "Người Làm Được Việc Sẽ Bị Giao Thêm Việc"

Nhiều người trẻ khi bước vào môi trường làm việc thường mang một ảo tưởng ngây thơ: Cứ chăm chỉ, ai nhờ gì cũng làm, nhận hết mọi việc về mình thì sẽ được cấp trên ghi nhận và nhanh chóng thăng tiến.

Nhưng thực tế thương trường và công sở có một quy luật nghiệt ngã:

• Nghịch lý của kẻ tháo vát: Cấp trên luôn có xu hướng giao việc gấp, việc khó và việc lặt vặt cho người biết nghe lời và không bao giờ từ chối, bởi vì giao cho người đó là an tâm nhất và ít bị phản kháng nhất. Trong khi đó, những người biết từ chối dứt khoát thì lại được giao đúng việc chuyên môn và có thời gian làm thật tốt phần việc đó.
• Sự vô giá trị của những việc không tên: Những việc lặt vặt con làm hộ người khác thường là những việc không để lại dấu ấn đo lường thành tích. Khi con làm tốt, người ta coi đó là chuyện hiển nhiên và công lao thuộc về người nhờ. Nhưng hễ con sơ suất làm sai hoặc vì làm hộ mà trễ việc chính của mình, toàn bộ trách nhiệm và búa rìu dư luận sẽ đổ ập xuống đầu con.
• Bào mòn uy tín chuyên môn: Khi con bận rộn cả ngày với việc vặt, chất lượng công việc chuyên môn chính của con sẽ sụt giảm nghiêm trọng. Người ngoài nhìn vào sẽ chỉ thấy con là một người làm việc luộm thuộm, thiếu tính chiến lược và không có khả năng quản trị thời gian.

2. Nghệ Thuật Nói "Không" Bằng Ngôn Ngữ Chuyên Nghiệp

Từ chối nơi công sở không phải là giãy nảy lên cãi cự, không phải là tỏ thái độ bất cần hay chống đối cấp trên. Người có bản lĩnh từ chối bằng lý trí, bằng số liệu và bằng giải pháp đối chiếu thứ tự ưu tiên:

Kỹ thuật đặt bài toán lựa chọn lên bàn cấp trên

Khi cấp trên giao thêm cho con một nhiệm vụ đột xuất nằm ngoài khối lượng công việc hiện tại, con tuyệt đối không nên cắn răng nhận lời rồi về ấm ức, nhưng cũng không nên từ chối cụt lủn. Hãy dùng câu trúc đối chiếu thứ tự ưu tiên:

• "Dạ thưa anh, hiện tại em đang dồn toàn lực để hoàn thành bản đối soát kho hàng quý ba theo hạn chót vào chiều thứ Tư. Nếu em nhận thêm báo cáo phân tích mới này của anh, bản đối soát quý ba chắc chắn sẽ phải dời lại hai ngày. Anh muốn em ưu tiên hoàn thành việc nào trước để đạt hiệu quả cao nhất cho bộ phận mình?"

Bằng cách này, con đã khéo léo chuyển quyền quyết định và trách nhiệm cân nhắc về phía cấp trên. Cấp trên sẽ buộc phải nhìn thấy khối lượng công việc thực tế của con và tự đưa ra lựa chọn, thay vì mặc định xem con là chiếc túi chứa việc vô hạn.

Từ chối người làm cùng bộ phận bằng sự minh bạch về lịch trình

Với những người làm chung phòng hay nhờ vả việc cá nhân hoặc đẩy việc tồn đọng sang cho con, hãy từ chối dứt khoát kèm theo lý do công việc cụ thể:

• "Tuần này lịch của mình đã kín mít với ba dự án kiểm kê rồi, mình không thể nhận thêm việc nhập liệu này giúp bạn được vì sợ không đảm bảo chất lượng. Bạn nên trao đổi lại với trưởng nhóm để phân bổ lại người hỗ trợ nhé."

Khi con nói lời từ chối với thái độ nhã nhặn, mắt nhìn thẳng và giọng điệu điềm tĩnh, con đang gửi đi một thông điệp mạnh mẽ: Thời gian và năng lực của con có giá trị, và con tôn trọng công việc của chính mình.

Không nhận lời ngay lập tức khi chưa kiểm tra lịch làm việc

Khi nhận được bất kỳ lời đề nghị hỗ trợ nào, hãy rèn cho mình thói quen dừng lại ba mươi giây. Hãy nói:

• "Để tôi kiểm tra lại tiến độ các đầu việc hiện tại rồi sẽ báo lại cho bạn sau một tiếng nữa nhé."

Khoảng dừng này giúp con thoát khỏi phản xạ gật đầu vô thức vì cả nể, cho con thời gian tỉnh táo đánh giá xem việc đó có thuộc trách nhiệm của mình không, và mình có đủ thời gian để làm mà không ảnh hưởng việc chính hay không.

3. Khẳng Định Vị Thế Bằng Kết Quả Cốt Lõi

Để có thể nói "Không" một cách đĩnh đạc và uy tín, nền tảng vững chắc nhất của con chính là làm thật xuất sắc những việc thuộc phạm vi trách nhiệm của mình:

• Biến công việc chính thành thương hiệu cá nhân: Hãy làm cho phần việc chuyên môn của con đạt độ chính xác cao nhất, giao nộp đúng hẹn nhất. Khi con là người nắm giữ kết quả then chốt của phòng ban, tiếng nói và ranh giới của con sẽ luôn được tôn trọng.
• Minh bạch hóa khối lượng công việc: Thường xuyên cập nhật bảng tiến độ và báo cáo công việc cho cấp trên nhìn thấy rõ con đang làm những gì, đạt kết quả ra sao. Khi cấp trên thấy rõ con đang làm việc hết công suất cho những mục tiêu quan trọng, họ sẽ tự khắc ngần ngại khi muốn giao thêm những việc lặt vặt không tên cho con.

Lòng Tốt Cần Đi Kèm Với Trí Tuệ Và Giới Hạn

Tôi lấy chiếc đèn bàn sạc điện bọc cẩn thận vào túi, đưa cho M. rồi bảo con bé: "Đêm nay về cất máy tính vào góc bàn, tắm nước ấm rồi đi ngủ một giấc thật sâu. Thứ Hai tới, bước vào công ty với một tâm thế khác: việc của mình làm cho chỉn chu, việc của người khác để họ tự chịu trách nhiệm."

M. cầm chiếc đèn, ánh mắt đã lấy lại được sự kiên định: "Con hiểu rồi chú. Lâu nay con cứ nghĩ nhường nhịn nhận hết việc về mình là tốt, hóa ra là con đang tự hại mình và dung dưỡng sự ỷ lại của người khác."

Tôi cười xòa, nhìn bóng lưng con bé bước ra con đường đêm lộng gió: Một người biết nói lời từ chối đúng lúc không phải là người ích kỷ. Đó là người biết quý trọng sức lao động của bản thân, giữ gìn ngọn lửa đam mê với nghề nghiệp và biết dùng năng lượng quý giá của mình để tạo ra những giá trị thật sự vững bền cho cuộc đời.