Tôi mời K. ngồi xuống chiếc ghế gỗ bên ấm nước chè xanh mới hãm, vỗ vai cậu: "Uống miếng nước cho hạ hỏa đã con. Có chuyện chi mà mặt mày hốt hoảng như vừa làm rơi ví tiền rứa?"

K. run run đặt tập sao kê lên bàn: "Chú ơi cứu con với! Cả năm vừa rồi nhóm con có bốn đứa làm chung dự án gia công phần mềm cho khách hàng. Vì khách hàng chỉ muốn làm việc với một đầu mối và chuyển tiền vào một tài khoản duy nhất, con đứng ra đại diện ký hợp đồng rồi nhận trọn gói hơn sáu trăm triệu đồng về tài khoản ngân hàng của con. Nhận tiền xong, con chia lại sòng phẳng cho ba đứa kia theo tỷ lệ đóng góp, đứa nhận một trăm triệu, đứa nhận một trăm hai mươi triệu qua chuyển khoản nội bộ, con chỉ giữ lại phần của mình. Cứ ngỡ như rứa là êm đẹp, ai dè tuần trước con lên ứng dụng thuế điện tử chuẩn bị làm quyết toán thì tá hỏa phát hiện toàn bộ sáu trăm triệu đó đang bị tính gộp hết lên mã định danh cá nhân của con. Bên chi trả họ đã trích mười phần trăm thù lao của cả sáu trăm triệu, và giờ biểu thuế lũy tiến đẩy số thuế con phải nộp thêm lên tới gần năm mươi triệu đồng. Ba đứa kia thì tiền cầm trọn vẹn không bị ghi nhận gì, còn con thì lãnh đủ. Giờ con không biết giải trình với cơ quan thuế ra sao, mà bảo ba đứa kia góp tiền nộp bù thì tụi nó ngần ngại vì bảo đâu có chứng từ gì mang tên tụi nó."

Tôi nhìn cậu em đang vò đầu bứt tai, khẽ thở dài: "Con dại dột quá! Đây là cái bẫy chết người mà rất nhiều nhóm làm việc tự do mắc phải: vì ngại phiền phức thủ tục giấy tờ lúc ký hợp đồng, một người tự nguyện đứng mũi chịu sào nhận hết tiền về tài khoản của mình. Đến khi dữ liệu thuế liên thông qua số căn cước công dân, người đứng tên biến thành nạn nhân gánh trọn vẹn biểu thuế lũy tiến bậc cao, còn những người làm chung thì vô tình đứng ngoài vòng pháp lý."

Tôi lấy một tờ giấy trắng trên bàn, vẽ sơ đồ dòng tiền chỉ cho K. thấy rõ nút thắt và cách tháo gỡ từng bước một.

Cái giá đắt của việc đứng tên nhận tiền thay cho cả nhóm

Nhiều người trẻ khi lập nhóm làm việc chung thường có tâm lý cả nể: thấy một người có tài khoản ngân hàng quen thuộc hoặc nhanh nhẹn trong giao dịch thì giao toàn quyền đứng tên hợp đồng dịch vụ.

Con cần hiểu rõ cơ chế vận hành của cơ quan thuế:
Họ căn cứ vào tư cách pháp lý của người ký trên hợp đồng dịch vụ và số căn cước công dân nhận tiền chi trả. Doanh nghiệp đối tác họ chi trả sáu trăm triệu cho một cá nhân duy nhất là con, họ sẽ kê khai số tiền đó vào báo cáo quyết toán chi phí của họ gắn đúng số định danh của con. Đối với pháp luật, con là người duy nhất tạo ra toàn bộ khoản thu nhập sáu trăm triệu đó trong năm.

Hậu quả xảy ra ngay trước mắt:
Thứ nhất, con bị đẩy lên bậc thuế lũy tiến cao ngất ngưởng. Nếu sáu trăm triệu đó chia đều cho bốn người, mỗi người chỉ có thu nhập một trăm năm mươi triệu một năm. Sau khi trừ mức giảm trừ gia cảnh cho bản thân, mỗi đứa hầu như không phải nộp thêm đồng thuế nào, thậm chí còn được nhà nước hoàn trả lại tiền thuế đã tạm khấu trừ. Nhưng khi con gom hết vào một mình con, số tiền tính thuế sau giảm trừ bị vọt lên các bậc thuế hai mươi phần trăm và hai mươi lăm phần trăm, làm phát sinh thêm khoản nợ thuế khổng lồ.

Thứ hai, việc con chuyển khoản nội bộ lại cho ba người bạn làm chung không được cơ quan thuế công nhận là chi phí hợp lệ của cá nhân. Cá nhân nhận thu nhập từ tiền lương tiền công không có tư cách pháp nhân để xuất hóa đơn hay hạch toán chi phí trả thù lao cho người khác. Trong mắt cơ quan thuế, những giao dịch chuyển khoản sau đó của con chỉ là giao dịch dân sự chuyển tiền qua lại giữa các cá nhân, không làm giảm đi nghĩa vụ thuế ban đầu của con.

K. tái mặt: "Rứa giờ con phải làm răng chú? Có cách nào cứu vãn cho năm vừa rồi không chú?"

Tôi bảo K.: "Với năm vừa rồi, con phải lập tức ngồi lại với ba người bạn làm chung. Mang toàn bộ hợp đồng gốc, bản phân chia công việc thực tế, lịch sử trao đổi qua thư điện tử và sao kê dòng tiền chuyển khoản nội bộ ra nói chuyện thẳng thắn. Con cần giải thích rõ cho tụi nó hiểu: số tiền thuế phát sinh này là nghĩa vụ chung của cả dự án mà con đã chịu thay. Những người làm ăn tử tế hoạn nạn có nhau sẽ hiểu và cùng nhau chia sẻ khoản thuế này. Đồng thời, con cần làm việc với bộ phận kế toán của doanh nghiệp đối tác, xin cấp bản photo hợp đồng và bảng xác nhận công việc để chuẩn bị sẵn hồ sơ giải trình minh bạch nếu cơ quan thuế yêu cầu đối chiếu."

Cách làm đúng chuẩn cho nhóm làm nghề tự do từ nay về sau

Để không bao giờ giẫm lại vết xe đổ này, tôi dặn K. hai giải pháp pháp lý đàng hoàng cho các dự án tiếp theo:

Giải pháp thứ nhất: Ký hợp đồng dịch vụ độc lập cho từng thành viên

Mỗi khi nhận một dự án lớn từ đối tác, yêu cầu bên thuê dịch vụ tách nhỏ phần việc và ký hợp đồng trực tiếp với từng thành viên trong nhóm, hoặc làm một bản phụ lục hợp đồng ghi rõ danh sách nhân sự tham gia kèm số căn cước công dân và tỷ lệ thù lao của từng người.
Khi thanh toán, doanh nghiệp sẽ chuyển khoản thẳng vào tài khoản của từng cá nhân và xuất chứng từ khấu trừ thuế điện tử riêng biệt cho từng người. Đứa nào làm bao nhiêu nhận bấy nhiêu, tự chịu trách nhiệm về nghĩa vụ thuế của mình. Không ai phải gánh nợ thay ai, tình bạn và sự nghiệp mới bền vững dài lâu.

Giải pháp thứ hai: Đăng ký thành lập hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp một thành viên

Nếu nhóm của con xác định làm ăn lâu dài, nhận nhiều dự án lớn thường xuyên với các công ty lớn, hãy mạnh dạn đăng ký thành lập một hộ kinh doanh cá thể hoặc doanh nghiệp một thành viên do một người đại diện pháp luật đứng tên.
Khi có tư cách kinh doanh, con được phép xuất hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp cho khách hàng, mở tài khoản ngân hàng đứng tên cơ sở kinh doanh, và quan trọng nhất là được hạch toán đầy đủ các khoản chi trả thù lao cho các cộng sự vào chi phí hợp lý. Thuế khi đó được tính sòng phẳng theo cơ chế kinh doanh, không còn nỗi lo bị cơ quan thuế truy quét biểu lũy tiến cá nhân.

Quy trình đòi lại tiền hoàn thuế thu nhập cá nhân nộp thừa: Đừng để tiền ngủ quên

Tôi kéo tập hồ sơ lại gần, nhìn K.: "Giải quyết xong chuyện nhóm, giờ chú chỉ cho con một việc mà rất nhiều người làm việc tự do bỏ quên: đó là đi đòi lại tiền hoàn thuế của chính mình."

Trong thực tế, có rất nhiều người trẻ đi làm các dự án nhỏ, mỗi lần nhận tiền thù lao vài triệu đồng đều bị đối tác tạm trừ mười phần trăm nộp vào kho bạc. Cả năm tổng thu nhập sau khi trừ đi mức giảm trừ gia cảnh cho bản thân vẫn chưa tới ngưỡng phải nộp thuế, nhưng vì ngại thủ tục hoặc sợ tiếp xúc với cơ quan thuế nên cứ để mặc kệ số tiền đó nằm im trong ngân sách.

Tôi chỉ cho K. quy trình bốn bước tự làm thủ tục hoàn thuế online ngay trên điện thoại:

Bước một, gom toàn bộ Chứng từ khấu trừ thuế điện tử trong năm. Con liên hệ các đơn vị đã chi trả tiền cho con, yêu cầu họ gửi file chứng từ có mã xác thực của cơ quan thuế. Không có chứng từ điện tử này, hệ thống sẽ không có căn cứ để giải quyết hoàn tiền.

Bước hai, đăng nhập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế bằng tài khoản định danh điện tử mức hai. Chọn tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân trực tuyến. Hệ thống sẽ tự động hiển thị dữ liệu thu nhập và số thuế đã tạm nộp do các đơn vị chi trả báo cáo lên. Con chỉ cần kiểm tra đối chiếu khớp với các chứng từ mình đang cầm.

Bước ba, chọn đúng nơi nộp hồ sơ quyết toán. Đây là bước rất nhiều người làm sai dẫn đến hồ sơ bị chuyển lòng vòng hoặc bị từ chối:
Nếu trong năm con không ký hợp đồng lao động dài hạn ở đâu mà chỉ toàn thu nhập vãng lai tự do, nơi nộp hồ sơ quyết toán chính là Chi cục Thuế nơi con đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc nơi đăng ký tạm trú hợp pháp.
Nếu trong năm con có làm cho một công ty nhưng đã nghỉ việc trước thời điểm quyết toán, hồ sơ sẽ nộp về Chi cục Thuế quản lý địa bàn nơi con cư trú.

Bước bốn, điền chính xác thông tin tài khoản ngân hàng chính chủ của con vào mục nhận tiền hoàn thuế và gửi tờ khai kèm các file chứng từ đính kèm.
Theo quy định của Luật Quản lý thuế, đối với hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước kiểm tra sau, trong vòng sáu ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế phải ban hành quyết định hoàn thuế và Kho bạc Nhà nước sẽ chuyển tiền trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của con.

K. thở phào một hơi dài, nét mặt nhẹ nhõm hẳn đi: "Con hiểu rồi chú! Hóa ra chỉ cần mình chịu khó tìm hiểu luật, rạch ròi giấy tờ ngay từ lúc nhận việc thì mọi thứ đều có lối thoát rõ ràng. Chiều nay con sẽ hẹn ba đứa trong nhóm ra quán nước, mở lòng nói rõ ràng mọi chuyện để cùng nhau xử lý dứt điểm khoản thuế năm vừa rồi, rồi từ dự án sau tụi con sẽ ký hợp đồng tách riêng đàng hoàng."

Tôi mỉm cười, rót thêm chén nước chè cho cậu em: "Con nghĩ được như rứa là trúng rồi đó. Trong chuyện tiền bạc và sự nghiệp, sự rành mạch không làm mất đi tình cảm anh em, mà chính sự mập mờ cả nể mới là thứ giết chết tình bạn nhanh nhất."

Nắng trưa Đà Nẵng rọi xiên qua giàn cây trước hiên tiệm. K. cẩn thận xếp lại tập giấy tờ cho vào balo, nổ máy xe rời đi với dáng vẻ đĩnh đạc và tự tin hơn rất nhiều. Bài học về sự sòng phẳng hôm nay có thể khiến cậu em phải tốn thêm chút công sức và tiền bạc để xử lý quá khứ, nhưng đổi lại, cậu đã có được một tấm khiên pháp lý vững chắc để bước đi an tâm trên con đường làm nghề độc lập dài lâu.